PENTINGNYA ARSIP UNTUK KEHIDUPAN BERMASYARAKAT BERBANGSA DAN BERNEGARA

Selasa, 16 Oktober 2018 - 13:25:39

Arsip merupakan bagian penting dari kehidupan bermasyarakat dan juga berbangsa dan bernegara, karena demikian pentingnya arsip tersebut oleh karena itulah masyarakat harus memahami apa arti arsip itu sesungguhnya. Definisi arsip telah tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan. Pertanyaan yang dilontarkan tentang apa itu arsip dan penjelasan dari berbagai kelanganpun mungkin akan berbagai macam terlontar dari benak masing-masing.

Dokumen yang sudah tidak dipergunakan lagi yang kemudian diarsipkan disebut dengan;

Bagian dari salinan dari dokumen dibuat dan diterima yang merupakan sebuah persyaratan yang yang di lengkapi sebagai bahan untuk administrasi, atau untuk bahan salinan atau bahan pengalaman jika terjadi kehilangan arsip asli, itupun bila dibutuhkan.
Hal positifnya adalah bila terpikir bahwa arsip yang begitu penting dan dapat dipergunakan sebagai bahan bukti dalam suatu pertanggungjawaban, oleh Karena itu arsip harus disimpan dan dijaga akan keberadaannya.
Ada hal yang bersifat kurang mengenakan pada diri seseorang dan menganggap arsip hanya sekedar berkas yang hanya memenuhi ruangan, bahkan dianggap mengotori tempat kerja kemudian sebaiknya diarsipkan saja.
Duplikat atau salinan yang kita buat dan kita terima untuk persyaratan yang harus dilengkapi untuk proses administrasi, atau sekedar hanya untuk salinan/atau back up yang mungkin dibutuhkan atau tidak.
Untuk sisi positifnya jika menganggap bahwa arsip itu merupakan bahan bukti yang penting suatu dokumen dalam aneka bentuk sesuai dengan perkembangan jaman dan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah pusat, Daerah, lembaga pendidikan, organisasi swasta, perseorangan dalam rangka untuk kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.
Pandangan sempit terhadap peranan lembaga kearsipan yang menganggap bahwa arsip merupakan seonggok atau tumpukan kertas yang sudah tidak terpakai untuk kegiatan administrasi dan hanya mengotori meja tempat kerja. Oleh sebab itulah maka arsip yang belum dikelola secara baik untuk dipindahkan ke lembaga kearsipan tanpa melalui proses pemilihan dan seleksi yang benar. Bukan hal yang rahasia lagi bagi kalangan pegawai yang ditempatkan di bagian kearsipan seseorang akan merasa telah disingkirkan dari orgnisasinya karena dianggap tidak produktif, kreatif, energik dll. Sebagai mana telah tercantum dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan. Arsip merupakan suatu rekaman suatu kegiatan dari suatu peristiwa yang diabadikan dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dalam perkembangan teknologi informasi yang berkembang. Arsip bukan sembarang data, akan tetapi arsip mempunyai bentuk yang unik dan harus asli akan keberadaannya, dan untuk tingkat keabsahannya harus terjamin, terpercaya, legal dan bermanfaat. Dengan terjaganya karakteristik tersebut, maka arsip dapat berjalan sebagaimana fungsinya yaitu;
Untuk mendukung kebijakan pengambilan keputusan, melengkapi proses dalam perencanaan dan membantu dalam proses pengawasan, merangkap sebagai bahan bukti yang otentik legal, terpercaya, dan terjaga akan keaslian data sekaligus menopang kegiatan ekonomi dan politik.
Arsip adalah sesuatu data yang berharga yang harus dilindungi dan dijaga akan keberadaan dan jangan sampai jatuh ketangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, apalagi sampai ketangan bangsa asing.

Bagi pribadi arsip merupakan sebuah catatan yang dimulai dari sejak lahir sampai meninggal, dan data tersebut dipakai untuk mengurus hal-hal yang berhubungan dengan masalah administrasi.

SK (Surat keputusan), surat kematian, akte kelahiran, rekam media, sedangkan untuk suatu organisasi arsip merupakan data yang menjadi pegangan dalam menjalankan aktivitas operasional serta menjadi bentuk akuntabilitas kinerja. Dari sudut pandang hukum, arsip merupakan bahan data otentik yang bisa dipakai sebagai pengambilan kebijakan. Sedangkan arsip di pandang dari sisi berbangsa dan bernegara merupakan suatu rekaman perjalanan kehidupan suatu bangsa. Oleh karena itu pentingnya akan pemahaman dari sebuah arsip untuk masyarakat dan generasi muda untuk menjaga dan melestarikan akan keberadaan arsip.

Apabila masyarakat dan para generasi muda sudah melekat pengetahuan tentang betapa pentingnya arsip, dengan demikian generasi penerus tidak merasa kehilangan jatidiri bangsa. Dan apabila jatidiri bangsa sudah melekat di hati, maka negara manapun tak akan berani mencoba mengakui atau merebut budaya bangsa lain yang telah memiliki jati dirinya.

Seharusnya kita merasa bangga karena dapat menyajikan dan menunjukkan kepada dunia akan keberadaan arsip yang kita miliki, dan bukan malah sebaliknya justru bangsa lain yang memiliki dan menyimpan arsip bangsa kita.

Pengertian Arsip berdasarkan Undang-Undang.

Menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971 mengenai aturan pokok kearsipan pasal 1 yang dimaksud dengan arsip adalah;

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima lembaga-lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara.

PP No. 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan. Dinyatakan yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau pristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.

PP No 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 mengenai kearsipan. Untuk sementara diartikan bahwa arsip bukan hanya berbentuk kertas baik tunggal atau kelompok (terjilid), akan tetapi arsip bisa berupa rekaman informasi dalam berbagai macam media yang disesuikan dengan kebutuhan pada jamannya. Adapun bentuk rekaman informasi bisa berupa CD/DVD, atau media lain yang digunakan disesuaikan dengan perkembangan informasi.

Arsip dikategorikan menjadi dua bagian, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Untuk arsip yang masih aktif sebaiknya perlu perhatian khusus, yaitu dengan menyusun sedemikian rupa agar bila dibutuhkan atau dicari akan mudah didapat dengan cepat dan tepat. Arsip yang masih aktif harus dirawat dan disimpan di tempat yang terbebas dari, binatang rayap, kutu, anai-anai, tikus, sinar matahari langsung, air hujan, kelembaban dll.

Sumber :

http://www.anugerahdino.com/2014/12/perbedaan-arsip-dokumen.