Disadari maupun tidak, dibutuhkan ataupun tidak oleh kita, saat ini kita tengah hidup dalam kubangan informasi. Waktu demi waktu, selalu ada informasi yang hadir di hadapan kita. Jika boleh mengatakan, boleh jadi hampir setiap keputusan yang akan kita ambil atau tindakan yang akan kita lakukan, berawal dan dilandasi oleh informasi dalam takaran sesuai dengan kebutuhan kita saat itu. Tidak berlebihan jika dikatakan, bahwa manusia adalah makhluk informasi. Di satu waktu ia membutuhkan informasi, dan di lain waktu ia yang menciptakan informasi.
Informasi yang diciptakan manusia maupun organisasi dapat dikategorikan ke dalam dua kelompok besar, yaitu informasi yang terekam dan informasi yang tidak terekam. Untuk informasi yang terekam dapat menggunakan beragam media simpan seperti manual, grafis, elektronik dan audio visual. Informasi ini terekam di dalam arsip.
UU No 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, Pasal 1 Poin 2 mendefinisikan arti arsip, bahwa “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”
Basuki (2003) menjelaskan beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi, yaitu:
Alasan pribadi. Umumnya kita akan menyimpan hal-hal yang bermakna dan bersifat pribadi seperti akta kelahiran, surat nikah, surat kematian, surat cinta dan menulis (merekam) hidup keseharian dalam buku diary.
Alasan sosial. Manusia adalah makhluk sosial, sehingga dalam interaksi sosialnya keterlibatan arsip tidak terelakkan. Semisal untuk menjadi anggota suatu partai atau komunitas, umumnya ditandai dengan registrasi diri dan pembuatan kartu anggota.
Alasan ekonomis. Dokumen yang berkaitan dengan usaha seperti pembelian, penagihan, pembayaran/pengiriman uang akan disimpan dalam jangka waktu tertentu hingga nilai informasinya menurun bahkan habis.
Alasan hukum. Kaitannya dengan dokumen yang berguna sebagai dasar bagi pemerintah untuk melindungi hak dan melayani masyarakat. Contohnya BPKB, NPWP, sertifikat tanah, dan lain-lain.
Alasan instrumental. Rekaman atau dokumen yang sengaja dibuat untuk kepentingan dan fungsi tertentu yang menyertainya. Misalnya site plan sebuah kota atau denah suatu perumahan.
Alasan simbolis. Dokumen yang berguna sebagai penanda suatu momen penting bagi orang yang terkait di dalamnya, meski terkadang isi informasi yang ada di dalamnya tidak dipahami yang bersangkutan.
Alasan pengembangan ilmu pengetahuan. Hasil penelitian yang dapat berupa jurnal ilmiah, laporan penelitian ataupun buku. Akumulasi informasi akademis dalam hasil penelitian dapat jalin menjalin membentuk ilmu pengetahuan.
Sumber: Basuki, S. Manajemen Arsip Dinamis. Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. 2003.