Penerapan Teknologi Informasi TI saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi diawali dari perpustakaan manual perpustakaan terautomasi perpustakaan digital atau cyber library Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis mencetak mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi mengumpulkan mengelola dan menyediakanya untuk umum
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk antara lain
a Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan inventarisasi katalogisasi sirkulasi bahan pustaka pengelolaan anggota statistik dan lain sebagainya Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk otomasi Perpustakaan
b Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital
Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya Dalam makalah ini selanjutnya akan membahas tentang otomasi perpustakaan
1 Katalog dalam Automasi Perpustakaan OPAC
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan
Cakupan dari Automasi Perpustakaan
bull Pengadaan koleksi
bull Katalogisasi inventarisasi
bull Sirkulasi reserve interlibrary loan
bull Pengelolaan penerbitan berkala
bull Penyediaan katalog OPAC
bull Pengelolaan anggota
2 Layanan Perpustakaan Berbasis IT
Layanan perpustakaan tidak termasuk dalam bagian yang terintegrasi dari suatu sistem automasi perpustakaan namun yang lebih penting adalah penyediaan teknologi informasi yang digunakan dalam layanan perpustakaan Layanan informasi perpustakaan dikembangkan dengan menyediakan koleksi dalam bentuk digital yang dikemas dalam CDROM dan akses informasi ke jaringan luar LAN WAN Internet
a Peran CDROM
bull Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak indeks bahan full text dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan komputer
bull Media backup cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain
b Peran Internet
bull Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet
bull Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi
bull Untuk membuat homepage penyebarluasan katalog dan informasi
3 Unsuunsur Automasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya unsurunsur atau syarat tersebut adalah
a Pengguna users
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan penggunapenggunanya yang meliputi pustakawan staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan Apa misi organisasi tersebut Apa kebutuhan informasi mereka Seberapa melek komputerkah mereka Bagaimana sikap mereka Apakah pelatihan dibutuhkan Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna
Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhankebutuhan mereka Namun perlu hatihati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadangkadang persepsi bisa juga keliru
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem Masukan dari masingmasing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka Tenagatenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan
b Perangkat Keras Hardware
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan
Kecenderungan perkembangan komputer nbsp
bull Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
bull Harga terjangkau murah
bull Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi
bull Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer
c Perangkat Lunak Software
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan multitasking kemampuan mengelola data yang lebih handal dapat dioperasikan secara bersamasama multiuser
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDSISIS WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM Sipisis di IPB Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan mulai dari pengadaan katalogisasi inventarisasi keanggotaan OPAC pengelolaan terbitan berkala sirkulasi dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan
4 Software Perpustakaan
Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan untuk menilia suatu software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan Beberapa criteria untuk menilia software adalah sebagai berikut
1 Kegunaan fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu realtime dan relevan untuk proses pengambilan keputusan
2 Ekonomis biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan
3 Keandalan mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terusmenerus
4 Kapasitas mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat
5 Sederhana menumenu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna
6 Fleksibel dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut
5 Network Jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi
Komponen perangkat keras jaringan antara lain komputer sebagai server dan klien Network Interface Card LAN Card terminal kabel Hub jaringan telepon atau radio modem
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah
bull Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan LAN WAN
bull Lokasi dari hardware komputer kabel panel distribusi dan sejenisnya
bull Protokol komunikasi yang digunakan
bull Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan
6 Data
Data merupakan bahan baku informasi dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbolsimbol yang mewakili kuantitas fakta tindakan benda dan sebagainya Data terbentuk dari karakter dapat berupa alfabet angka maupun simbol khusus seperti dan Data disusun mulai dari bits bytes fields records file dan database
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi mengolah data tersebut sesuai instruksi dan mengeluarkan hasilnya Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file data file storage ke dalam model sistem informasi dengan begitu kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya
bull Standar basis data katalog
Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya bersama Bentuk tukarmenukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan kerjasama dapat dilakukan jika masingmasing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukarmenukar atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan sukasuka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data Pertemuanpertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggotaanggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standarstandar dan prosedurprosedur yang digunakan