• PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu system kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

Penyelenggaraan kearsipan daerah dilaksanakan dengan berasaskan:

1. Kepastian hukum;
2. keautentikan dan keterpercayaan;
3. keutuhan;
4. asal usul (principle of provenance);
5. aturan asli (principle of original order);
6. keamanan dan keselamatan;
7. keprofesionalan;
8. keresponsifan;
9. keantisipatifan;
10. kepartisipatifan;
11. akuntabilitas;
12. kemanfaatan;
13. aksesibilitas; dan
14. kepentingan umum.

Penyelenggaraan Kearsipan Daerah menjadi tanggungjawab Pemerintah Daerah dan dilaksanakan oleh SKPD yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kearsipan.

 

• RUANG LIKUP PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Penyelenggaraan Kearsipan Daerah dilaksanakan melalui Sistem Kearsipan Kota Tasikmalaya (SKK) yang meliputi :

a. Penetapan Kebijakan 

Walikota menetapkan Kebijakan Kearsipan Daerah meliputi :

1. pembinaan;
2. pengelolaan arsip;
3. pembangunan SIKK dan JIKK;
4. organisasi kearsipan;
5. pengembangan sumber daya manusia;
6. prasarana dan sarana;
7. perlindungan dan penyelamatan;
8. sosialisasi;
9. kerjasama; dan
10. pendanaan

Penetapan kebijakan Kearsipan Daerah ditujukan untuk :

1. mengatur standar dan kendali mutu terhadap pembinaan dan pengelolaan kearsipan;
2. menata pengelolaan Kearsipan Daerah dalam kesatuan sistem kearsipan nasional;
3. mengatur standard fungsi, kendali mutu dan meningkatkan kapasitas unit kearsipan dan kelembagaan;
4. mengatur kompetensi, profesionalisme dan kinerja kearsipan;
5. mengatur standar dan kendali mutu terhadap prasarana dan sarana dalam pengelolaan kearsipan;
6. mengatur kriteria, tanggungjawab dan strategi terhadap perlindungan dan penyelamatan arsip;
7. mengatur strategi pencapaian visi dan misi pengelolaan Kearsipan Daerah;
8. mengatur prinsip-prinsip kerjasama; dan
9. mengatur dan menetapkan program di bidang pengelolaan kearsipan daerah.

b. Pembinaan Kearsipan

Pembinaan Kearsipan, meliputi kegiatan:

1. koordinasi penyelenggaraan Kearsipan;
2. penyusunan pedoman Kearsipan;
3. pemberian bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan kearsipan;
4. sosialisasi kearsipan;
5. pendidikan dan pelatihan kearsipan; dan perencanaan, pemantauan dan evaluasi

c. Pengelolaan Arsip

Pengelolaan Arsip dilakukan untuk menjamin ketersediaan dan keselamatan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya dengan didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan informasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pengelolaan Arsip dilakukan terhadap :

1. Arsip Dinamis;
2. Arsip Statis.

Pengelolaan Arsip Dinamis menjadi tanggungjawab Pencipta Arsip yang pelaksanaannya diatur :

1. Arsip dinamis aktif dan arsip vital di Unit Pengolah
2. Arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan II.

Penyelenggaraan kearsipan daerah didukung sumberdaya kearsipan meliputi :

• Sumber daya manusia

        Sumber daya manusia kearsipan terdiri atas pejabat structural bidang kearsipan, arsiparis dan fungsional umum di bidang kearsipan.

• Prasarana dan sarana

Prasarana dan sarana meliputi :  

- gedung

- ruang

- peralatan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi dan informasi.

• Organisasi kearsipan

Penyelenggaraan Kearsipan Daerah dilaksanakan oleh :

- Lembaga Kearsipan Daerah yang diselenggarakan oleh SKPD yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dibidang kearsipan

- Pencipta Arsip yang terdiridari SKPD dan BUMD.

- SKPD yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dibidang kearsipan bertindak juga sebagai Unit Kearsipan I.

Penyelenggaraan Kearsipan pada Pencipta Arsip dilaksanakan oleh:

- Unit Kearsipan II yang dilaksanakan oleh unit kerja pada PenciptaArsip yang membidangi tata usaha

- Unit Pengolah yang dilaksanakan oleh unit kerja pada Pencipta Arsip yang bertanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan penciptaan arsip dilingkungannya.

• Pendanaan

Pendanaan dalam pengelolaan kearsipan digunakan untuk hal-hal sebagai berikut :

- merumuskan dan menetapkan kebijakan kearsipan

- pembinaan kearsipan

- pengelolaan arsip

- penelitian dan pengembangan

- pengembangan Sumber Daya Manusia

- penyelenggaraan pendididkan dan pelatihan kearsipan

- penyediaan jaminan kesehatan;

- tambahan tunjangan sumber daya kearsipan

- penyediaan sarana dan prasarana.

 

---